Wir, die expertcloud.de GmbH, nehmen den Schutz personenbezogener Daten und deren vertrauliche Behandlung sehr ernst. Wir informieren Sie daher hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens bei uns als Mitarbeitende*r und die Ihnen zustehenden Rechte. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“).
Die für den Bewerbungsprozess eingesetzte Recruiting-Lösung onlyfy wird von New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg betrieben (im Folgenden „New Work“). Im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung erfolgt auch eine Datenverarbeitung durch New Work.
I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?
1. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
expertcloud.de GmbH
Rosenstraße 2
10178 Berlin
Tel: +49 30 – 2201 2064 8
E-Mail: datenschutz@expertcloud.de
Soweit im Folgenden angegeben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten in gemeinsamer Verantwortung mit:
New Work SE
Am Strandkai 1
20457 Hamburg
Tel: +49 40 419 131-0
E-Mail: info@xing.com
2. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:
Scheja und Partner Rechtsanwälte mbB
RA Boris Reibach
Adenauerallee 136, 53113 Bonn, Deutschland
Tel.: (+49) 0228-227 226 0
https://www.scheja-partner.de/kontakt/kontakt.html
Der Datenschutzbeauftragte der New Work SE ist:
Herr Felix Lasse
Strandkai 1
20457 Hamburg
E-Mail: datenschutzbeauftragter@new-work.se
II. Was ist Gegenstand des Datenschutzes?
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z. B. Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
III. Welche meiner personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Während des Bewerbungsprozesses erheben und verarbeiten wir in mehreren Schritten verschiedene personenbezogenen Daten von Ihnen. Zunächst erheben und verarbeiten wir Daten von Ihnen, die Sie über die Bewerbungsmaske auf www.expertcloud.de angeben. Im zweiten Schritt verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, die Sie in den von Ihnen aufgenommenen und auf unserer Website hochgeladenen Bild- und / oder Tonaufnahmen zur Verfügung stellen. Nach Vereinbarung eines Temins soll ein Bewerbungsgespräch über eine Videokonferenz durchgeführt werden. Hierbei werden ebenfalls personenbezogene Daten verarbeitet.
Wir verarbeiten hierbei nur personenbezogene Daten von Ihnen, die für die Feststellung Ihrer fachlichen und persönlichen Fähigkeiten alsMitarbeitende*r erforderlich sind und die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses zur Verfügung stellen.
Dies können im Einzelnen sein:
-
- Kontaktdaten, einschließlich Ihres Namens, Ihrer Anschrift, Ihrer E-Mail-Adresse und Telefonnummer
- Geburtsdatum
- Bild- und / oder Tonaufnahmen und weitere Daten, die sich aus Ihrem Bewerbungsvideo und / oder dem Bewerbungsgespräch ergeben
- Daten zu Ihren Daten zu Ihrem Werdegang, Ihrer Ausbildung und Ihren Qualifikationen
- Unter Umständen verarbeiten wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie ggf. Gesundheitsdaten, soweit diese sich aus den Bild- und/oder Tonaufnahmen ergeben oder Sie einen Schwerbehinderungsgrad angeben.
Den Umfang der personenbezogenen Daten bestimmen Sie durch die Angaben in der Bewerbungsmaske, bei der Aufnahme und dem Upload der Bild- und/oder Tonaufnahmen und im Rahmen des Bewerbungsgesprächs im Wesentlichen selbst.
Wir ergänzen diese personenbezogenen Daten im Laufe des Bewerbungsverfahrens um Notizen unserer Recruiter*innen zum Verlauf des Bewerbungsverfahrens.
IV. Welche Zwecke werden mit der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt diese?
Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Zwecke und Rechtsgrundlagen der in unserer Verantwortung erfolgenden Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Nähere Informationen zu den Rechtsgrundlagen und Zwecken der Verarbeitung personenbezogener Daten durch New Work können Sie dem Vertrag zur gemeinsamen Verantwortlichkeit sowie der Datenschutzerklärung von New Work entnehmen.
1. Datenverarbeitung zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und für die Entscheidung über den Abschluss eines Arbeitsvertrages erforderlich. Wenn Sie uns bei Ihrer Bewerbung nicht alle für das Bewerbungsverfahren benötigten personenbezogenen Daten bereitstellen, werden wir Sie beim Bewerbungsverfahren nicht berücksichtigen können.
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, wenn diese für die von uns verfolgten Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen. Die Löschung erfolgt regelmäßig nach 6 Monaten, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung eingewilligt haben.
Wenn es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, löschen wir die Daten aus Ihrem Bewerbungsverfahren nicht, sofern wir diese Daten für die Durchführung des Vertrages noch benötigen. Wir verarbeiten diese sodann zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Hierüber werden wir Sie sodann in gesonderter Form genauer informieren. Die für die Durchführung des Vertrages nicht mehr benötigten Daten löschen wir mit Begründung des Beschäftigungsverhältnisses.
2. Einwilligung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten teilweise auch auf Basis einer von Ihnen abgegebenen Einwilligungserklärung ausschließlich für die Entscheidung ob Sie für die jeweilige Stelle geeignet sind. Dies trifft auf folgende Fälle zu:
- Sie haben eingewilligt, dass wir die Bild- und/oder Tonaufnahmen von Ihnen verarbeiten dürfen, die Sie während des Bewerbungsverfahrens von sich aufgezeichnet und hochgeladen haben. Von Ihrer Einwilligung umfasst ist insbesondere die Speicherung und Bewertung des Videos.
- Ihre Bewerbung konnte bisher nicht berücksichtigt werden. Sie haben uns jedoch gestattet, Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der weiteren Berücksichtigung und Kontaktaufnahme weiter zu verarbeiten.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des § 26 Abs. 2 BDSG.
Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bereits auf Basis Ihrer Einwilligung erfolgten Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Widerruf nicht berührt wird. Im Bewerbungsprozess können wir diese Daten dann nicht weiter berücksichtigen.
Wir löschen diese personenbezogenen Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die in der Einwilligung genannte Speicherfrist verstrichen ist oder Sie die Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitige Rechtsgrundlage vorliegt. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.
3. Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen auch, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, die sich z. B. aus dem Handels-, Steuer-, Finanz- oder Strafrecht ergeben. Die Zwecke der Verarbeitung ergeben sich dabei aus der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel zur Einhaltung staatlicher Kontroll- und Auskunftspflichten.
Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.
Wir löschen die Daten nach Wegfall der rechtlichen Verpflichtung, sofern keine anderen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen.
4. Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur dann, wenn wir nach Abwägung unserer Interessen an der Durchführung der Verarbeitung mit Ihren möglicherweise entgegenstehenden Interessen, Grundrechten und -freiheiten davon ausgehen, dass unsere Interessen überwiegen. Dies kann beispielsweise bei der Verteidigung gegen geltend gemachte Rechtsansprüche aus dem Bewerbungsverfahren zutreffen. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Beweisführung in einem möglichen streitigen Verfahren. Wir behalten uns zudem vor im Einzelfall nachzuhalten, ob Sie sich bereits erfolglos bei uns beworben haben oder bereits mit uns zusammengearbeitet haben, um unsere administrativen Aufwände zu reduzieren.
Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei in der Verfolgung der vorgenannten Zwecke.
Die Datenverarbeitung erfolgt dabei auf der Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Sofern es nicht zu einem Vertrag zwischen uns kommt, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für weitere sechs Monate.
V. Werden meine personenbezogenen Daten auch bei Dritten erhoben?
In bestimmten Fällen erheben wir Ihre personenbezogenen Daten auch bei Dritten. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Quellen solcher Dritterhebungen Ihrer Daten:
-
- Wir erhalten Ihre Bewerbungsdaten zum Zwecke des Bewerbungsverfahrens über einen Arbeitsvermittler*innen oder Recruiter*innen.
- Soweit Sie über ein öffentlich einsehbares Profil bei Karriereportalen (z.B. Xing, LinkedIn, Stepstone, etc) verfügen oder uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens Ihr Profil offenlegen, können wir auch darüber personenbezogene Daten von Ihnen zum Zwecke des Bewerbungsverfahrens erheben. Umfang und Verfügbarkeit der Daten bestimmen Sie allein.
VI. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling?
Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.
VII. Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?
Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Wenn Sie uns bei Ihrer Bewerbung nicht alle für das Bewerbungsverfahren benötigten personenbezogenen Daten bereitstellen, werden wir Sie beim Bewerbungsverfahren nicht berücksichtigen können.
VIII. Wer hat Zugriff auf meine personenbezogenen Daten und welche Empfänger erhalten diese?
Innerhalb unseres Unternehmens haben auf Ihre personenbezogenen Daten nur solche Abteilungen und die dort tätigen Mitarbeitenden Zugriff, die einen solchen Zugriff zur Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben zwingend benötigen. Es handelt sich dabei um Mitarbeitende, die für das Recruiting zuständig sind.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfänger nur dann weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Externe Empfänger können sein:
-
- Auftragsverarbeiter: Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services im Personalbereich einsetzen oder die mit der Wartung unserer IT-Systeme betraut sind. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten in guten Händen sind. Die Dienstleister dürfen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verarbeiten.
- Öffentliche Stellen: Behörden und staatliche Institutionen, wie z. B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an die wir personenbezogene Daten gegebenenfalls im Einzelfall übermitteln müssen.
- Sonstige Stellen: Auch sonstige Stellen können unter Umständen im Rahmen datenschutzrechtlicher Anforderungen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Insoweit ist die gesetzlich gebotene Vertraulichkeit garantiert. New Work verarbeitet die Daten wie in der Datenschutzerklärung von New Work beschrieben.
IX. Ist eine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in Drittländer beabsichtigt?
Im Rahmen des Bewerbungsverfahren nutzen wir zur Terminvereinbarung und zur Durchführung von webbasierten Bewerbungsgesprächen Dienstleister deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung außerhalb der EU und somit nicht in nicht im Geltungsbereich der DSGVO liegt. Durch vertragliche Vereinbarungen haben sich dies auf Basis der EU- Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission mit dem Empfänger verpflichtet ein angemessenes Datenschutzniveau einzuhalten. Sie können bei uns eine Übersicht über die Empfänger in Drittstaaten und eine Kopie der konkret vereinbarten Regelungen zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Die Nutzung dieser Dienstleister ist nicht zwingend, gerne können Sie uns anderweitig Terminvorschläge zukommen lassen.
Beachten Sie bitte darüber hinaus, dass Sie im Falle der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen über Whatsapp ggf. personenbezogene Daten an Meta Inc. in die USA übermitteln. Diese Übermittlung erfolgt nicht in unserer Verantwortung. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Meta Inc. können Sie den Datenschutzhinweisen von Meta Inc. entnehmen.
X. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?
Die Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Kapitel zur Datenverarbeitung unter Ziff. IV.
XI. Welche Betroffenenrechte stehen mir zu?
Ihnen stehen folgende Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:
1. Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten oder nicht. Sollte dies der Fall sein, haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung.
2. Berichtigungsrecht
Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen und unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.
3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht beispielsweise, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
4. Einschränkung der Verarbeitung
Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. In diesem Falle speichern wir nur diejenigen personenbezogenen Daten, für die Sie eine Einwilligung erteilt haben oder für die die DSGVO eine Verarbeitung erlaubt. Beispielsweise können Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung haben, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben.
5. Datenübertragbarkeit
Sofern Sie uns personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln.
6. Widerruf der Einwilligung
Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese je
derzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.
7. Widerspruchsrecht
8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder den Ort eines mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes in dem Sie wohnen, arbeiten oder ein mutmaßlicher Verstoß stattgefunden haben soll, der Gegenstand der Beschwerde ist.
XII. An wen kann ich mich bei Fragen oder zur Geltendmachung meiner Betroffenenrechte wenden?
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer in Ziff. XI. Nr. 1 bis 7 genannten Betroffenenrechte können Sie sich unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Bitte nutzen Sie unsere Kontaktdaten unter Ziff. I. Nr. 1. Für den Widerruf einer Einwilligung können Sie darüber hinaus stets auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligungserklärung verwendet haben.
Ihre Rechte als betroffene Person können Sie auch unmittelbar gegenüber New Work über die unter Ziff. I. Nr. 1 aufgeführten Kontaktdaten geltend machen.
Stand: 02.01.2024
